シェル ルブリカンツ ジャパン株式会社

個人情報保護方針

お取引先様、納入業者様、または投資家の皆様

このプライバシーに関するお知らせは何に適用されますか?

本「プライバシーに関するお知らせ」は、特定のShellウェブサイトおよびポータルの閲覧者を含む、弊社のお取引先様(B2B)、納入業者様、協力会社様、投資家の皆様のために業務を行い、その代理として業務を行い、またはその株主である個人に関して、Shellグループ内の企業(「Shell」または「弊社」)が処理した個人情報に関して情報を提供します。

Shellの仕事に応募し、採用イベントに参加し、または審査を受ける方は、プライバシーに関するお知らせ - 採用 www.shell.com/careers をご確認ください。

「プライバシーに関するお知らせ」と併せて、弊社が業務を行う地域ごとに様々なプライバシーに関するお知らせがあります。各地の慣行および法規制を反映するものであり、いかなる時でも適用法の対象となります。

このお知らせでは、どのような個人情報が取り扱われるか、その目的、どれくらいの期間個人情報が保管されるか、個人情報へのアクセス方法および更新方法、詳細情報の確認についてご説明します。

14歳未満の皆様の個人情報の処理
14歳未満である場合(または、各地の「プライバシーに関するお知らせ」で定めのある場合は14歳以上であっても)は、個人情報(例:氏名、住所、メールアドレス)を弊社に送付しないでください。Shellに連絡することを希望し、個人情報を送付する必要のある場合は(教育またはイノベーションイベントへの申し込みのため等)、保護者の方にその手続きをお願いしてください。

どのような個人情報を取り扱うのですか?

弊社は、弊社のお取引先様(B2B)、納入業者様、協力会社様(Shellが運営に携わらないジョイントベンチャーも含む)、利害関係者様、投資家の皆様のために業務を行い、その代理として業務を行い、またはその株主である個人に関して、または当該個人から提供された個人情報をお取り扱いいたします。これには、以下のカテゴリーがあります。

  • 必要な場合のみ、個人の連絡先情報(氏名、住所、メールアドレス、電話番号など)
  • 業務上の連絡先その他の情報(職位、部門、団体名、および皆様または関連するお取引先様、納入業者様、協力会社様、投資家の皆様の代理としてのShellとの取引)

さらに、法令および規制上の義務を遵守するため、Shellの資産および従業員/請負業者を保護するため、具体的には、Shellが貿易統制、マネーロンダリング禁止法および/または贈賄・汚職禁止法、並びにその他の法規制を確実に遵守できるようにするため、既存のお取引先企業、契約前のお取引先企業候補、および以前定期的に契約のあった取引先企業に対してスクリーニングを実施します。このスクリーニングには、弊社の現在のお取引先企業およびお取引先企業候補の取締役、役員、単独の業者、株主、および主要利害関係者等の個人が含まれます。このスクリーニングは、一般的に入手可能なまたは政府発行の制裁リストおよびメディア情報に対して実施されます。

このデータは、Shellが法令および規制上の義務の遵守を確実にする目的のみならず、現地法によって許容または義務付けられる範囲において、犯罪行為およびその疑い、犯罪歴、または犯罪・不法行為に関する訴訟手続きに関する個人情報が含まれる場合があります。

このスクリーニングが、現在のお取引先企業およびお取引先企業候補に関する自動的な意思決定に用いられることはありません。

個人情報の収集に関する責任は誰が負いますか?

シェルルブリカンツジャパン株式会社(100-6212東京都千代田区丸の内1-11-1 パシフィックセンチュリープレイス丸の内12階)は、単独でまたはShell内の企業と共同して責任を負います。

応募者の個人情報を取り扱う目的は何ですか?

弊社は、本プライバシーに関する通知の対象となる個人情報を以下の目的で取り扱いいたします。

  • 事業の実施 製品またはサービスのリサーチ、開発および改善、お取引先様、納入業者様、協力会社様との契約の締結、Shellに対するまたはShellによるサービス、製品、原材料の記録および決済、関係先管理およびマーケティング(既存客および見込み客との契約の維持や推進等)、アカウント管理、顧客サービス、ならびに市場調査およびマーケティング戦略の開発、実施および分析等。
  • 事業の組織化および管理 財務管理、資産管理、合併、分割、買収および売却、管理の実施、管理報告、分析、内部監査および調査等。
  • 衛生、安全、およびセキュリティ 個人の生命または健康の保護、労働衛生および安全、Shellグループ企業およびスタッフの保護、個人のステータスおよびアクセス権の認証。
  • 法令および/または規制の遵守 訴訟および請求に対する弁護等を含む、法令または規制の遵守。

(または、その保存もしくは削除等の近似する二次的目的のため)。

個人情報を取り扱う法的根拠は何ですか?

「プライバシーに関するお知らせ」の対象となる個人情報は、以下の場合にのみ処理されます。

  • 契約を締結する前に、個人のご要望にお応えするため。
  • 関連するShellグループ企業が従うべき法令または規制上の義務を遵守する上で必要な場合。
  • 関連するShellグループ企業が正当な利益を追及するために必要な場合。ただし、そのような利益に対して、個人の利益または基本的人権および自由が優先する場合を除きます。
  • (法的に義務付けられている場合に限り)個人の明示的同意のある場合。

情報の処理が同意に基づいて行われる場合、およびそれを規定する適用法に従う場合は、皆様はいつでもご自身の同意を取り消す権利を有します。このことが、同意取消前の処理の有効性には影響を及ぼすことはありません。

個人情報は誰と共有されますか?

「プライバシーに関するお知らせ」の対象となる個人情報は上記の目的のために限定して取り扱われます。また、知る必要がある最小限の人にのみお知らせするという原則に厳格に従い、以下に共有されます。

  • Shellグループ企業内のその他の企業
  • 権限を有する第三者のエージェント様、サービスプロバイダー様、および/またはShellの下請業者様
  • 関連するShellグループ企業が従う法令または規制上の義務を遵守する必要がある場合、または現地の適用法によって認められる場合は、適切な権限を有する公的機関、政府機関、規制機関、または財務機関。
個人情報の送信

個人情報がShellグループ内の企業および/または皆様の所在国以外の国(欧州経済地域外を含む)の権限のある第三者に送信された場合、個人情報が上記の目的にのみ限定して取り扱われること、および個人情報を保護するために十分なレベルの保護が提供されていることが確実となるよう、組織的、契約的、および法的措置を講じます。これらの手段には、Shellグループ内のデータ送信に関する拘束力を有する社内規程、十分なデータ保護レベルが提供されていないとみなされる国の第三者への、欧州委員会が承認するデータ送信機構、および追加的な現地の法規制が含まれます。これらの写しが必要な場合は、csc@shell-lubes.co.jp (日本の連絡先)、または、privacy-office-SI@shell.com までご要望をお寄せください。

個人情報を提供しないとどうなりますか?

Shellが直接的または間接的に取り扱うために収集する個人情報は、以下の目的のために必要なものです。

  • 法規制を満たすため、および/または取引先企業との契約締結およびお取引先企業との契約継続のために必要である場合。 
  • お取引先様、納入業者様、協力会社様、ウェブサイトの閲覧された方および投資家の皆様との契約維持。

要求される情報を弊社にご提供なされない場合は、皆様とのコミュニケーションを実施する弊社の機能、ならびにお取引先企業との契約締結およびお取引先企業との契約継続をできなくなる恐れがあります。

個人情報はどれくらいの期間保持されますか?

お取引先様、納入業者様、協力会社様との契約の締結、または入札の目的で必要となる個人情報は、契約関係が継続する間、またはその後最長15年間保持されます。5年以上の期間を有する契約や上記の目的のための契約の場合、それらは契約開始から35年間有効に保持されます。

上記目的における全ての場合において、Shellに対し成功しなかった入札の一部として収集されたケース、または一般的に入手可能なまたは政府発行の制裁リストおよびメディア情報に対するスクリーニングの一部として収集されたケース、そのような個人情報が、最初に収集された時点から15年を超えて保持されることはありません。

全ての場合において、a) 法令または規制上の理由のある場合は、上記よりも長い期間情報が保持されることがあります(その場合、法令または規制上の目的で必要がなくなった場合に削除されます)。また、b) 個人がその個人情報の処理に異議を唱えた場合、および個人情報を保持する正当な目的がなくなった場合は、上記よりも短い期間となることがあります。

個人情報にはどのようにアクセスできますか?

私たちは、情報をできるだけ正確に保持することを目指しています。個人は、各自の個人情報にアクセスすること、個人情報の訂正または削除を要請すること(法的な事業上の目的のために必要がなくなった場合に限られます)、または個人情報の取扱制限を要請することができます。

弊社は、取得した個人情報に関してご本人又はその代理人が開示、訂正等、利用停止等(以下「開示等」といいます。)を希望される場合、法令等に定められた範囲内で対応いたしております。
弊社では具体的な開示等請求要領を下記のとおり定めておりますので、この要領に従いご請求くださいますようご理解とご協力をお願い申し上げます。

なお、以下の場合はご請求に応じられませんのでご了承ください。

  • この手続に定める方法によらない開示等のご請求
  • 開示等請求書の記載又は本人確認書類の不備
  • 手数料の不足・未納
  • この手続は都合により予告なく変更されることがありますので了承ください。
  • 1. 開示等の請求対象となる項目(「保有個人データ」の特定)

    開示等の請求対象は、弊社の利用目的のほか、ご本人の住所、氏名など、保有個人データに含まれかつ弊社が収集し現に保有しているもののみとします(保有後6ヶ月未満のものは除きます)。

    開示等をご請求の際は、請求対象となる保有個人データを特定のうえ手続をおとりくださいますようお願いいたします。

  • 2. 開示等のご請求方法

    所定の申請書に必要書類を添付のうえ下記宛に郵送ください。
    なお、封筒に朱書で『開示等請求書類在中』とお書き添えいただければ幸いです。

    開示等のご請求の宛先
    〒100-6212
    東京都千代田区丸の内1丁目11番1号 パシフィックセンチュリープレイス丸の内12階
    シェル ルブリカンツ ジャパン株式会社 管理部 個人情報担当

  • 3. 開示等の請求に際してご提出いただくもの

    以下を封書にてご郵送ください。

    • 所定の事項を全て記入し署名捺印した申請書(A)
    • 請求者ご本人確認のための書類(B)
      (法定代理人がご請求される場合は、(C)の書類も併せてご提出ください。)
    • 手数料(不要な場合もあります。4.をご参照ください)
    • A. 弊社所定の申請書(こちらよりダウンロード・印刷の上ご利用ください。)
      • 「個人情報開示等請求書」
      • 記載例はこちら
    • B. 請求者本人確認のための書類(以下のいずれかの書類のコピー 1通)
      • 運転免許証
      • 健康保険の被保険者証
      • 写真付き住民基本台帳カード
    • C. 法定代理人であることを確認するための追加書類
      • 以下のいずれのかの書類 1通
        • 親権者の場合:戸籍謄本(親子関係が分かるもの)または扶養家族が記載されている健康保険証のコピー
        • 成年後見人の場合:登記事項証明書(成年後見人名の記載があるもの)
        • 未成年後見人の場合:戸籍謄本(未成年後見人名の記載があるもの)

    【注1】
    本人確認用書類は、Aの申請書提出日において有効期限内のもので、ご本人の氏名および現住所の併記がある部分のコピーをお願いいたします。
    転居等により現住所の記載が弊社に登録されている住所と一致しない場合は、転居の履歴がわかる住民票(の写し)のご提出を同時にお願いいたします。

    【注2】
    本人確認用書類として、運転免許証など「本籍地」の記載がある書類をご利用される場合は、当該「本籍地」を黒で塗りつぶすなどして読み取りできない状態にしてご送付ください。

    【注3】
    開示等のご請求にかかる費用は、全て請求者のご負担とさせていただきます。

  • 4. 手数料およびその徴収方法

    請求項目が「利用目的の通知」または「開示」の場合、1回の申請ごとに600円(消費税込み)の手数料をお支払いいただきます。
    600円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

    なお、手数料不足の場合、手数料の一部として同封いただいた郵便切手等は返却いたしません。

    【注1】
    ご請求につき不開示を決定した場合は、ご請求者へその理由を付記してご回答申し上げますが、不開示の場合についても所定の手数料は返却いたしません。

    【注2】
    手数料が未納または不足の場合は、開示等のご請求がなかったものとして、ご本人/代理権確認書類は、弊社において直ちに廃棄処分させていただきます。

  • 5. ご回答方法

    申請書記載の開示等請求者氏名および住所宛に、書面で本人限定受取郵便によりご回答申し上げます。
    回答送付先は、日本国内に限定させていただきます。

    なお、開示等の手続き開始から通常2週間を目途にご回答できるよう対応いたします。

  • 6. 取得した個人情報の取り扱い

    弊社は、開示等のご請求に伴い取得した個人情報を開示等の手続に必要な範囲のみで取扱うものとし、回答終了後は弊社が定める一定期間保管しその後破棄させていただきます。

詳しい情報の問い合わせ先は?

皆様の個人情報のお取り扱いに関して、問題、質問、苦情のある場合は、シェルルブリカンツジャパンジャパン株式会社については csc@shell-lubes.co.jp に、またはShell International B.V.(オランダ、ハーグ - 商業登記番号27155369)のShellグループ最高プライバシー責任者までご連絡ください。住所:PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Shellによる皆様の個人情報の取扱いに関してご不満をお持ちの場合は、個人情報保護委員会(100-0013 東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階)に苦情を申し立てる権利を有します。詳細は https://www.ppc.go.jp/ をご確認ください。

各地のデータ保護責任者(該当者がいる場合)およびデータ保護監督機関に関する詳細は、お住まいの地域の「プライバシーに関するお知らせ」をご確認ください。または、 Privacy-Office-SI@shell.com までご要望をお寄せください。該当者がいる場合は直ちに連絡先詳細をご提供します。

cookieおよび類似の技術

Shellは、皆様がShellのウェブサイトをご覧になる際の情報の収集および保存を目的として、cookieや類似の技術を使用する場合があります。これにより、皆様のインターネットブラウザを特定し、弊社のウェブページの使用、閲覧ページ、閲覧時間に関する情報を収集することで、戻られた際にもこれらを特定することが可能となり、弊社のウェブページの閲覧における皆様の経験値を向上させます。ブラウザ設定を変更することで、cookieに関するプリファレンスを管理、設定することができます。弊社のcookieに関するポリシーの詳細については、https://www.shell.com/cookie-policy.htmlをご覧ください。

プライバシーに関するお知らせの変更

「プライバシーに関するお知らせ」は、適時変更される場合があります。本プライバシーに関する通知の最終更新日は2021年10月13日です。