シェル ルブリカンツ ジャパン株式会社

個人情報保護方針

現在のShell従業員、前Shell従業員、請負業者様、または扶養家族の方

プライバシーに関するお知らせは何に適用されますか?

「プライバシーに関するお知らせ」は、現在の従業員、前従業員、インターンの方、個人請負業者様、およびShell従業員(「Shellスタッフ」)の扶養家族の方に対し、Shellが取り扱った個人情報に関して情報をご提供いたします。Shellスタッフ以外の立場で、リテール販売のお客様またはアプリやウェブサイトのユーザーであるShellスタッフは、関連するプライバシーに関する通知を www.shell.com でご確認ください。Shellの仕事に応募し、採用イベントに参加し、または審査を受ける方は、プライバシーに関するお知らせ - 採用 www.shell.com/careers をご確認ください。

「プライバシーに関するお知らせ」は、いかなる時も現地の適用法に従います。

「プライバシーに関するお知らせ」では、どのような個人情報が処理されるか、その目的どれくらいの期間個人情報が保管されるか、個人情報へのアクセス方法および更新方法と詳細情報の確認についてご説明します。

この「プライバシーに関するお知らせ」と同様に、他のプライバシーに関するお知らせは、弊社が特に人事プロセス(Open Resourcing(外部採用)、OneHealth IT(ワンヘルスIT)、およびInternational Mobility(海外異動)プログラム等)に関連する個人情報をどのように取り扱うか、および弊社が業務を行う国の慣行および法規制を反映する現地の「プライバシーに関するお知らせ」について説明いたします。

どのような個人情報を取り扱うのですか?

弊社は従業員との関係を管理し、請負業者様およびインターンの方と契約し、およびShell従業員の特定の扶養家族に給付を提供するために個人情報をお取り扱いいたします。

これには、自宅連絡先、生年月日、配偶者の有無、給与支払いおよび銀行口座情報、給与および受益者情報を含む給付に関する情報、緊急連絡先、業務成績情報、およびその他の従業員との関係を管理する上で必要な情報、請負業者様およびインターンの方と契約する上で必要な情報、Shell従業員の特定の扶養家族(Shell従業員が海外赴任する間に同行する扶養家族等)に給付を提供する上で必要な情報が含まれます。

配慮を要する個人情報
弊社は、個人の健康状態、人種的または民族的出自、宗教的または哲学的信条、性的指向、政治的意見および労働組合加入に関するデータ等、一部の特別な分類の個人情報(要配慮個人情報)も処理します。これは、雇用および社会保障に関する法令を遵守する目的で必要な場合、個人の重大利益を保護するため(緊急時等)に業務上の医療アドバイスおよび支援を提供する目的で必要な場合、公衆衛生的理由で必要な場合、または個人が明示的に同意している場合に実施されます。

個人情報を取り扱う目的は何ですか?

弊社は以下の場合において、個人情報を取り扱うことができます。

  • 現地法および規制の遵守義務を果たす目的のため。
  • 正当な事業上の利益のため(例えば、弊社が資格ある有能な人材を確保するための業績管理や、許可を受けた人材のみ特定の建物や資産にアクセスできるようにするための衛生、安全、セキュリティ目的)。
  • 皆様から明示的な同意を得ている場合。

一般原則として、Shellは個人情報の取り扱いにおいてShellスタッフの同意を求めたり、それに依拠することはないことをご了承ください。しかしながら、同意が必要となる特定の状況があります。例えば、「要配慮」個人情報の処理のためなど、現地の適用法で義務付けられている場合です。

要求されるShellスタッフの個人情報は、法的および/または契約的要件を満たすため、およびプログラムへの参加または給付の機会を提供するために必要とされる最小限とします。要求される情報を弊社へ提供できない場合は、今後の雇用、インターンシップ、および請負業者としての契約の継続、またはプログラムへの参加、給付の受領が困難となる恐れがあります。

情報の取り扱いが同意に基づいて行われる場合、およびそれを規定する適用法に従う場合は、皆様はいつでもご自身の同意を取り消す権利を有します。このことは、同意の取消前の処理の有効性には影響を及ぼしません。しかし、同意の取消しは、雇用もしくはその他の関与の継続、またはプログラムへの参加、給付の受領に影響を与える場合があります。

監視

ShellのIT設備におけるおよび/またはShellのITネットワークに接続している時の全ての活動は、正当な事業上の目的のため監視される場合があります。詳細は、個人使用に関するガイドライン http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html をご覧ください。

全てのShellスタッフは、アクセスバッジを受け取ります。これによって、Shellは、Shellの敷地および施設で個人がアクセスしたデータ、日次、アクセスポイントを記録します。
アクセスおよびセキュリティシステムからのデータは、以下の目的で使用されます。

  • 衛生、安全、およびセキュリティのため、特にShellの施設、ShellスタッフおよびShellの敷地への訪問者の保護のため。
  • 法令または規制上の義務を遵守するため、特に、現地の法規制に政府/規制当局への情報提供がある場合。
  • 人事計画および地所計画のためにShellの敷地内に入り、勤務する人数を監視するため(合計数ベース)。
  • 請負業者様(Shellの従業員ではない)の場合のみ、データおよびShellの敷地内に出入りした日時が財務管理目的で使用されます。

弊社の敷地および施設の大部分に、監視カメラ(CCTV)が設置されています。監視カメラが使用される場合は、人物が特定されます。監視カメラは衛生、安全、およびセキュリティのため、特にShellの施設、ShellスタッフおよびShellの敷地への訪問者の保護のために使用されます。衛生、安全、またはセキュリティに関する事故、犯罪行為またはその疑いのない場合、全ての映像は定期的に削除されます。また上記が該当する場合で、特に法的に義務付けられている場合または法執行機関やその他政府機関により許可されている場合は、Shellの調査チームによって確認されます。

スクリーニング

法規制上の義務を遵守し、Shellの資産および従業員/請負業者様を保護し、具体的には、Shellが貿易統制、マネーロンダリング禁止法および/または贈賄・汚職禁止法、並びにその他の法規制を確実に遵守できるようにするため、全従業員および全請負業者様に対し定期的にスクリーニングを実施します。このスクリーニングは、一般に公開されているか政府発行の制裁リストに対して実施されます。また、Shellの保有する皆様に関する情報と比較されます(例えば、利益相反の登録等。詳細はこちらをご覧ください)。
スクリーニングを通じて収集された個人情報が、雇用、インターンシップ、または請負契約の継続の適合性に関する自動的意思決定に用いられることはありません。

個人情報の収集に関する責任は誰が負いますか?

シェルルブリカンツジャパン株式会社は、あなたの雇用会社(または扶養家族の場合はShell従業員の雇用会社)とともに、単独でまたはShell内の企業と共同して責任を負います。

独立請負業者様の場合は、そのサービスを契約したShellグループ企業が単独で、またはShellグループ企業内の関係企業および皆様の外部の契約/雇用関係のある企業/エージェント様と共同して実施します。

個人情報は誰と共有されますか?

あなたの個人情報は上記の目的のために(または、データの保存等上記の目的に近似する二次的目的のために)限定して取り扱われます。また、最低限知る必要がある人にのみ知らせるという原則に厳格に従い、以下に共有されます。

  • あなたの応募地域外および/または欧州経済地域(「EEA」)外の企業を含む、Shellグループ企業内のその他の企業。
  • 権限を有する第三者のエージェント様、サービスプロバイダー様、および/またはShellの下請業者様。
  • 関連するShellグループ企業が従う法令または規制上の義務を遵守する必要がある場合、または現地の適用法によって認められる場合は、適切な権限を有する公的機関、政府機関、規制機関、または財務機関。
個人情報の送信

個人情報がShellグループ内の企業および/または皆様の所在地域内または地域外(欧州経済地域外を含む)の権限のある第三者のエージェント様、サービスプロバイダー様、および/または下請業様に送信された場合、個人情報が上記の目的にのみ限定して取り扱われること、および個人情報を保護するために十分なレベルの保護が提供されていることが確実となるよう、組織的、契約的、および法的措置を講じます。これらの手段には、Shellグループ内のデータ送信に関する拘束力を有する社内規程、十分なデータ保護レベルが提供されていないとみなされる国の第三者への、欧州委員会が承認するデータ送信機構、および追加的な現地の法規制が含まれます。これらの写しが必要な場合は csc@shell-lubes.co.jp (日本の連絡先) 、もしくは privacy-office-SI@shell.comまでご要望をお寄せください。

皆様の個人情報に関するセキュリティ

Shellグループの性質上、皆様および扶養家族の方の個人情報は皆様の所在地外の国へ送信される可能性があります。そのような場合、弊社はShellの社内規程および適用法を遵守し、皆様および扶養家族の方のプライバシー権が引き続き確実に保護されるように措置を講じます。

皆様のプライバシーを不正アクセスや不適切な使用から保護する目的で技術やポリシーを導入しており、新しい技術が利用可能になれば必要に応じてこれらの措置を更新する予定です。

個人情報はどれくらいの期間保持されますか?

個人情報を含む全ての情報は、Shellグループの情報および記録管理基準に沿って管理されます。また、正当な事業上の目的または法的/規制的目的で必要がなくなった後で確実に削除されます。

現地の法規制を遵守するために必要となる例外を挙げます。

  • 個人ファイル内に含まれる情報は、雇用終了後10年を超えて保持されることはありません。
  • 退職金給付に関する情報は、雇用の開始から99年を超えて保持されることはありません。
  • 一般公開されているもしくは政府発行の制裁リストおよびメディア情報に対するスクリーニングの一部として収集された個人情報は、最初に収集された時点から15年を超えて保持されることはありません。
  • Shellの敷地内に入った個人の氏名、日時、およびアクセスポイントは、各訪問から3年間保持されます。
  • Shellライフセービング規則の違反またはShell行動規範の違反等の重大な違反行為により解雇または契約が解除された場合、その情報は契約終了後最長30年間保持されます。

全ての場合において、a) 法令または規制上の理由のある場合は、上記よりも長い期間情報が保持されることがあります。また、b) 皆様または扶養家族の方がその個人情報の処理に異議を唱えた場合、および個人情報を保持する正当な目的がなくなった場合は、上記よりも短い期間となることがあります。

各地固有の内容を含む、Shellグループ記録管理に関する詳細はこちらからご確認ください。
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

個人情報にはどのようにアクセスできますか?

私たちは、皆様に関する情報をできるだけ正確に保持することを目指しています。皆様はご自身の個人情報にアクセスすること、個人情報の訂正または削除を要請すること(正当な事業上の目的のために必要なくなった場合に限られます)、または個人情報の取扱制限を要請することができます。HRオンラインにアクセス権を有する方は、こちらから個人情報にアクセスできます。
https://hronline.shell.com/

または、地域の人事アドバイザーまでご連絡ください。請負業者の方は、弊社外のご契約/雇用関係のある企業様/エージェント様にお問い合わせください。

弊社は、取得した個人情報に関してご本人又はその代理人が開示、訂正等、利用停止等(以下「開示等」といいます。)を希望される場合、法令等に定められた範囲内で対応いたしております。
弊社では具体的な開示等請求要領を下記のとおり定めておりますので、この要領に従いご請求くださいますようご理解とご協力をお願い申し上げます。

なお、以下の場合はご請求に応じられませんのでご了承ください。

  • この手続に定める方法によらない開示等のご請求
  • 開示等請求書の記載又は本人確認書類の不備
  • 手数料の不足・未納
  • この手続は都合により予告なく変更されることがありますので了承ください。
  • 1. 開示等の請求対象となる項目(「保有個人データ」の特定)

    開示等の請求対象は、弊社の利用目的のほか、ご本人の住所、氏名など、保有個人データに含まれかつ弊社が収集し現に保有しているもののみとします(保有後6ヶ月未満のものは除きます)。

    開示等をご請求の際は、請求対象となる保有個人データを特定のうえ手続をおとりくださいますようお願いいたします。

  • 2. 開示等のご請求方法

    所定の申請書に必要書類を添付のうえ下記宛に郵送ください。
    なお、封筒に朱書で『開示等請求書類在中』とお書き添えいただければ幸いです。

    開示等のご請求の宛先
    〒100-6212
    東京都千代田区丸の内1丁目11番1号 パシフィックセンチュリープレイス丸の内12階
    シェル ルブリカンツ ジャパン株式会社 管理部 個人情報担当

  • 3. 開示等の請求に際してご提出いただくもの

    以下を封書にてご郵送ください。

    • 所定の事項を全て記入し署名捺印した申請書(A)
    • 請求者ご本人確認のための書類(B)
      (法定代理人がご請求される場合は、(C)の書類も併せてご提出ください。)
    • 手数料(不要な場合もあります。4.をご参照ください)
    • A. 弊社所定の申請書(こちらよりダウンロード・印刷の上ご利用ください。)
      • 「個人情報開示等請求書」
      • 記載例はこちら
    • B. 請求者本人確認のための書類(以下のいずれかの書類のコピー 1通)
      • 運転免許証
      • 健康保険の被保険者証
      • 写真付き住民基本台帳カード
    • C. 法定代理人であることを確認するための追加書類
      • 以下のいずれのかの書類 1通
        • 親権者の場合:戸籍謄本(親子関係が分かるもの)または扶養家族が記載されている健康保険証のコピー
        • 成年後見人の場合:登記事項証明書(成年後見人名の記載があるもの)
        • 未成年後見人の場合:戸籍謄本(未成年後見人名の記載があるもの)

    【注1】
    本人確認用書類は、Aの申請書提出日において有効期限内のもので、ご本人の氏名および現住所の併記がある部分のコピーをお願いいたします。
    転居等により現住所の記載が弊社に登録されている住所と一致しない場合は、転居の履歴がわかる住民票(の写し)のご提出を同時にお願いいたします。

    【注2】
    本人確認用書類として、運転免許証など「本籍地」の記載がある書類をご利用される場合は、当該「本籍地」を黒で塗りつぶすなどして読み取りできない状態にしてご送付ください。

    【注3】
    開示等のご請求にかかる費用は、全て請求者のご負担とさせていただきます。

  • 4. 手数料およびその徴収方法

    請求項目が「利用目的の通知」または「開示」の場合、1回の申請ごとに600円(消費税込み)の手数料をお支払いいただきます。
    600円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

    なお、手数料不足の場合、手数料の一部として同封いただいた郵便切手等は返却いたしません。

    【注1】
    ご請求につき不開示を決定した場合は、ご請求者へその理由を付記してご回答申し上げますが、不開示の場合についても所定の手数料は返却いたしません。

    【注2】
    手数料が未納または不足の場合は、開示等のご請求がなかったものとして、ご本人/代理権確認書類は、弊社において直ちに廃棄処分させていただきます。

  • 5. ご回答方法

    申請書記載の開示等請求者氏名および住所宛に、書面で本人限定受取郵便によりご回答申し上げます。
    回答送付先は、日本国内に限定させていただきます。

    なお、開示等の手続き開始から通常2週間を目途にご回答できるよう対応いたします。

  • 6. 取得した個人情報の取り扱い

    弊社は、開示等のご請求に伴い取得した個人情報を開示等の手続に必要な範囲のみで取扱うものとし、回答終了後は弊社が定める一定期間保管しその後破棄させていただきます。

詳しい情報の問い合わせ先は?

詳細はデータプライバシーに関するホームページをご確認ください。
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

皆様の個人情報の取り扱いに関して、問題、質問、苦情のある場合は、csc@shell-lubes.co.jp(日本の連絡先)、または Privacy-Office-SI@shell.com、またはShell International B.V.(オランダ、ハーグ - 商業登記番号27155369)のShellグループ最高プライバシー責任者にまでご連絡ください。
住所:PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Shellによる皆様の個人情報の取扱いに関してご不満をお持ちの場合は、個人情報保護委員会(100-0013 東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階)に苦情を申し立てる権利を有します。詳細は https://www.ppc.go.jp/ をご確認ください。

各地のデータ保護責任者(該当者がいる場合)およびデータ保護監督機関に関する詳細は、お住まいの地域の「プライバシーに関するお知らせ」をご確認ください。または、Privacy-Office-SI@shell.comまでご要望をお寄せください。該当者がいる場合は直ちに連絡先詳細をご提供します。